《中国传媒大学档案管理办法》（以下简称《办法》）已于2023年7月21日起施行，《办法》施行后，学校收集的档案有哪些？学校收集档案的程序和质量要求是什么？我有一批珍贵档案想交给学校怎么办？我能来档案馆查档吗？……对大家关注的一些问题，我们以问答的形式，对档案相关基本知识进行梳理，以期给档案工作相关人员和广大师生提供有益参考。 Q1 什么是档案？ 《办法》所称档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 Q2 《办法》的适用范围包括哪些？ 《办法》适用于学校，及所属的各教学科研单位、机关职能部门、直附属单位等。 Q3 谁是各部门、单位的档案工作负责人，有哪些职责？ 各部门、单位的主要领导为本部门、单位的档案工作负责人，主要职责是： （一）组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策； （二）指定专人作为档案工作联系人，负责档案的收集、整理、归档、移交； （三）把档案工作列入工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案工作联系人的各种待遇等方面提供条件； （四）定期检查和研究档案工作中存在的实际问题； （五）制订和健全有关管理制度，切实做到把档案工作全面纳入管理工作之中并监督执行； （六）加强与档案馆联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证档案质量； （七）对本部门、单位的档案工作联系人提出具体要求并帮助解决实际困难； （八）督促、指导和检查本部门、单位的档案工作； （九）对本部门、单位归档档案进行审定并签章，保证本部门、单位归档档案的质量； （十）工作调整离任时，向原部门、单位移交档案相关工作。 Q4 谁是各部门、单位的档案工作联系人，有哪些职责？ 各部门、单位指定专人作为档案工作联系人，主要职责是： （一）认真学习《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《中国传媒大学档案管理办法》等有关档案管理的法律、法规和规章制度，增强档案法制观念，提升档案管理意识和档案工作水平； （二）向本部门、单位师生宣讲档案管理工作的有关知识及要求，配合本部门、单位负责档案工作的领导做好档案工作，杜绝产生应形成档案而没有形成、已形成档案而没有留存或者留存不齐全、不完整、不准确的情况； （三）负责组织本部门、单位应归档材料的收集、整理、归档、移交。确保本部门、单位有价值的原始材料按规定组卷，按时移交档案馆。经检查不符合档案整理规范的材料，需按要求整改合格后再行移交； （四）参加学校组织的档案业务学习； （五）接受档案馆专职档案管理人员的指导、监督和检查； （六）不再担任档案工作联系人时，应当通过所在部门、单位向档案馆备案，并与接任的档案工作联系人办理交接手续。 Q5 学校收集的档案有哪些？ 学校对纸质档案材料和电子档案材料实行同步归档，主要包括以下11类： （一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。 （二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。 （三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等，由学生工作部（处）学生档案科保管，随学生人事档案转移。 （四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（〔87〕教办字016号）的相关规定执行。 （五）科研类：按国家档案局、中华人民共和国科学技术部发布的《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、科技部令第15号）执行。 （六）基本建设类：按中华人民共和国住房和城乡建设部发布的《城市建设档案管理规定》（住房和城乡建设部令〔2019〕第47号）和北京市人民政府发布的《北京市城市建设档案管理办法》（政府令第129号）执行。 （七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 （八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。 （九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。 （十）财会类：按中华人民共和国财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）执行。 （十一）干部人事类：按中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号）执行。 归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等各种载体形式。 Q6 学校收集档案的程序和质量要求是什么？ 学校实行档案材料形成部门、单位、课题组立卷的归档制度。 各部门、单位的档案工作联系人应当按照归档要求，组织本部门、单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门、单位负责档案的工作人员检查合格，经档案工作负责人审定同意后，按规定时间向档案馆移交。 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。具体要求可以参考档案馆发布的各类档案管理规范。 Q7 档案材料归档时间有什么要求？ 档案材料归档时间为： （一）党政部门和能按年度归档的部门应当在次年六月底前归档。 （二）教学单位和能按教学年度归档的单位应当在次年寒假前归档。 （三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。 （四）其他类档案按相关规定及时归档。 Q8 什么是合同档案？归档时间有什么要求？ 合同档案包括合同文本及附件、可行性研究报告、授权委托书、往来函件、校内审核文件、合同相对方签约人或法定代表人身份证明、补充协议、变更或解除合同协议、验收材料等与合同有关的文字记录、函件和资料。 一级合同、二级合同、三级合同承办部门在合同生效后5个工作日内，将合同正式文本及相关材料，提交到合同归口管理部门备案。在合同履行完成后，合同归口管理部门按照学校档案管理的相关规定，将合同正式文本及相关材料的纸质版、电子版提交到学校档案馆归档。 小额合同档案由承办部门负责管理。 具体要求可参见《中国传媒大学合同管理办法》（中传政字〔2023〕43 号）。 Q9 重特大事件以及学校重大活动的归档时间有什么要求？ 重特大事件以及学校重大活动所形成的文件材料，由负责组织实施活动的机构立卷归档，要将相关文件材料的形成纳入重特大事件以及学校重大活动业务工作中，根据重特大事件工作以及学校重大活动进展情况，提前制定档案立卷归档方案，在适当的时间开展档案收集、整理等相关工作，按本部门、单位归档时间要求，在次年六月底前或次年寒假前移交学校档案馆。 Q10 与其他单位分工协作完成的项目，学校需要保存整套档案吗？ 需要，我校与其他单位分工协作完成的项目，我校档案馆应当至少保存一整套档案。我校相关部门、单位负责将协作单位承担任务档案的复制件送交我校档案馆保存。 Q11 废止印章如何归档？ 因单位改建、更名或印章损毁等原因终止印章效力的，原印章使用单位或继受单位应在印章失效的五个工作日内将印章交至党政办公室，党政办公室办理登记备案和废止手续，每学期末统一归档，移交学校档案馆按照有关规定处理。 印章使用单位不得自行处置或销毁应予废止的印章。 具体要求可参见《中国传媒大学印章管理办法》（中传政字〔2022〕275号）。 Q12 职务活动和非职务活动中形成的档案怎么归档？ 个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案。 Q13 我有一批珍贵档案想交给学校档案馆，可以吗？ 可以，档案馆通过接受捐献、购买、代存、交换等方式收集档案，并以书面协议形式约定相关方的权利和义务，明确相关档案利用条件。 Q14 文物、文献信息同时是档案的需要向档案馆归档吗？ 博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、文献信息同时是档案的，依照有关法律、行政法规的规定，可以由上述单位自行管理。 档案馆与博物馆、图书馆、纪念馆等单位在档案利用方面互相协作，可以相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同研究、编辑出版有关史料。 Q15 部门、单位撤销、合并了，档案怎样移交？ 发生机构变动或者撤销、合并等情形时，被撤销部门、单位应当向档案馆移交档案，被合并部门、单位应当向并入部门、单位移交档案。 Q16 档案馆收集电子档案吗？ 档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用，电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。 Q17 我能来档案馆查档吗？ 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。 境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成部门、单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，需经档案馆负责人批准。 加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。 Q18 档案会被销毁吗？ 档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 Q19 各教学科研单位、党群行政职能部门、直（附）属单位需要自存档案吗？ 需要，具体可以参照《教学科研单位、党群行政职能部门、直（附）属单位自存档案归档参考范围》。